CAEisorga · revisión documental con IA
CAE gestiona la documentación de tus contratas y el acceso de sus trabajadores a tu centro. La unidad de trabajo no es la empresa: es la actuación — un trabajo concreto, con sus riesgos y con la documentación que ese trabajo exige. El resto lo calcula el motor. Y los papeles que suben los contratistas los revisa la IA: los lee uno a uno, los valida o los rechaza con su motivo escrito, y avisa a quien tiene que corregirlos.
Casi todas las herramientas de CAE organizan el trabajo por empresa: la contrata está homologada o no lo está. El problema es que la misma contrata que puede pintar una nave no puede necesariamente entrar en un espacio confinado, y una homologación global no distingue.
Aquí la tipología de la empresa concurrente determina la documentación base, y el tipo de actuación —altura, cubierta, riesgo eléctrico, espacio confinado, trabajo en caliente, elevación, químico, amianto, muelle— añade los requisitos propios de ese riesgo. Se exige lo que el trabajo exige, ni más ni menos.
Y hay una decisión que importa a la hora de defenderse: los requisitos se congelan al registrar la actuación. Si mañana cambias la matriz documental, la actuación del mes pasado sigue mostrando lo que se exigía entonces. Un histórico que se reescribe solo no sirve como evidencia.
Toda la documentación exigida está presente y en vigor. Entra.
Algo está a punto de caducar o pendiente de validar. Avisa antes de que sea tarde.
Falta documentación exigible o está caducada. La portería no le deja pasar.
El color lo calcula el motor a partir del estado documental real. No lo marca nadie a mano, y por eso significa algo.
Asistido por IA
Coordinar no se atasca en la ley: se atasca en abrir doscientos PDFs para comprobar si el recibo de la mutua es del mes que toca, si el certificado de formación es de este trabajador y si la póliza sigue en vigor. Eso es lo que hace la IA en CAE, y lo hace mirando el documento de verdad — no el nombre del fichero ni la casilla que marcó el contratista.
Cada tipo de documento lleva escritos sus criterios en lenguaje natural, en el catálogo y sin tocar código: qué tiene que aparecer, qué fecha se mira, qué invalida el papel. Los cambias cuando cambia lo que exiges.
PDF o foto, la IA ve el contenido tal cual está: sellos, fechas, nombres y firmas. No hace falta que el contratista rellene ningún formulario ni que nadie transcriba nada.
La respuesta nunca es un simple «no vale»: queda escrito en una o dos frases qué confirma la validez o qué falla exactamente, y ese motivo se guarda con el documento.
Un botón procesa toda la documentación pendiente, documento a documento, y vas viendo en pantalla qué decide con cada uno. Lo que antes era una mañana son unos minutos.
Si rechaza, sale un correo a la empresa concurrente con el documento y el motivo, para que lo aporte otra vez corregido. Sin que nadie tenga que escribirlo a mano.
Tokens, latencia y euros quedan registrados llamada a llamada. Se sabe lo que cuesta revisar la documentación de un mes, y se puede llevar a una reunión.
Aquí la IA decide, y conviene decirlo claro. Las decisiones se aplican en el momento: no hay una bandeja de propuestas esperando a que alguien las apruebe. Quien manda es quien pulsa — la validación automática la lanza una persona con permiso de gestión, cada decisión queda con su motivo, su autor y su fecha, y validar o rechazar a mano documento a documento sigue estando ahí. La IA quita el trabajo de mirar, no la responsabilidad de decidir qué se exige.
Cada empresa concurrente entra en su propio portal, da de alta a sus trabajadores y sube la documentación. No tiene usuario en tu plataforma ni ve nada más que lo suyo.
Un documento nunca se borra ni se sobrescribe: la nueva versión entra y la anterior queda como sustituida. Lo que se aceptó en su día se consulta dos años después.
Búsqueda por documento de identidad o lectura de QR, respuesta inmediata y registro de entrada y salida. Las credenciales son del puesto, no personales.
Cada tipo de documento lleva sus criterios escritos en lenguaje natural y la IA lee contra ellos lo que sube el contratista: valida o rechaza con su motivo y avisa por correo. Cómo funciona.
Actas de coordinación y autorizaciones de trabajo en PDF, y excepciones con motivo, autor y fecha de fin. Las urgencias existen; lo que no puede pasar es que no dejen rastro.
Cada centro tiene su matriz documental, sus tipologías y sus catálogos. Lo que exige tu planta de Zaragoza no tiene por qué ser lo que exige la de Sevilla.
CAE tiene su propio dominio, su propio acceso y su propia base de datos. No es un módulo de nada: no hace falta implantar un sistema ISO ni contratar ninguna otra herramienta para usarla. Si lo que necesitas es poner orden en la coordinación con tus contratas, con esto basta.
El marco legal es el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y el Real Decreto 171/2004 que lo desarrolla. La inspección no pregunta si coordinas: pregunta por la evidencia de que lo hiciste.
Cuéntanos cuántas empresas concurrentes manejas, qué trabajos hacen y cómo se controla hoy la entrada. Te enseñamos CAE sobre ese escenario, con tu matriz documental de partida — la carga inicial de tipologías, tipos de documento y requisitos la hacemos nosotros.
